Firmy, zwłaszcza te najmniejsze, coraz częściej mierzą się z konsekwencjami błędów w dokumentacji, a ryzyko związane z nieprawidłowym rozliczaniem składek stało się jednym z głównych wyzwań dla prowadzących działalność gospodarczą.
Kontrole ZUS i analiza ryzyka – klucz do selekcji firm
Kontrole ZUS nie są przeprowadzane przypadkowo. Inspektorzy działają według rocznego harmonogramu, który powstaje w oparciu o analizę ryzyka. Oznacza to, iż do weryfikacji trafiają przede wszystkim podmioty uznawane za bardziej narażone na naruszenia przepisów ubezpieczeniowych. To właśnie dzięki takiemu podejściu inspekcje stają się coraz bardziej celowane, a ich efektywność znacząco rośnie.
Eksperci wyjaśniają, iż za sukcesem tej metody stoi rozwój narzędzi analitycznych – porównywanie danych, budowanie modeli predykcyjnych i śledzenie powtarzalnych schematów zachowań płatników. W efekcie ZUS skupia swoje działania tam, gdzie prawdopodobieństwo wykrycia błędów jest największe.
Skala i dynamika kontroli ZUS – statystyki pokazują wyraźny wzrost
Dane z ostatnich lat potwierdzają, iż nadzór ubezpieczeniowy przeżywa okres intensywnego rozwoju. W ciągu pięciu lat liczba kontroli rosła średnio o 25 procent rocznie. Po okresie stabilizacji na poziomie około 27 tysięcy inspekcji w latach 2022–2023, kolejny rok przyniósł wyraźne odbicie – ponad 29,5 tysiąca przeprowadzonych weryfikacji.
To jednak nie liczba, ale skuteczność robi dziś największe wrażenie. W 2024 roku wykryto ponad 27 tysięcy naruszeń, czyli niemal trzykrotnie więcej niż cztery lata wcześniej. Jeszcze niedawno błędy odnajdywano w około trzech czwartych przypadków. w tej chwili odsetek ten przekracza 90 procent, co pokazuje, jak celne stało się typowanie podmiotów do kontroli.
Małe firmy najbardziej narażone na inspekcje
Zdecydowana większość przeprowadzonych kontroli dotyczy małych i mikroprzedsiębiorstw. Stanowią one blisko trzy czwarte wszystkich weryfikowanych podmiotów. Średnie firmy to około 20 procent kontroli, a duże przedsiębiorstwa – mniej niż 5 procent.
To rozłożenie nie jest przypadkiem. Najmniejsze firmy, często funkcjonujące pod dużą presją finansową i organizacyjną, mają największe trudności z utrzymaniem zgodności procedur kadrowo-płacowych. Właśnie w tej grupie najczęściej pojawiają się błędy w dokumentach, zgłoszeniach oraz rozliczaniu umów.
Najczęściej kontrolowane branże – edukacja i handel detaliczny
Dane analityczne wskazują, iż inspektorzy szczególnie często odwiedzają przedsiębiorstwa z sektora edukacyjnego oraz podmioty prowadzące handel detaliczny (z wyłączeniem sprzedaży pojazdów). W tych branżach liczba kontrolowanych wynosi przeciętnie od 60 do 100 ubezpieczonych na pracodawcę, a w 2024 roku było to średnio 68 osób.
Wyjątek stanowił rok 2021, kiedy największy udział w kontrolach miały firmy zajmujące się handlem hurtowym i detalicznym w szerokim ujęciu. Analiza wskazuje, iż branże o dużej rotacji pracowników są bardziej narażone na błędy, szczególnie w zakresie zgłaszania pracowników do ubezpieczenia i stosowania umów cywilnoprawnych.
ZUS skraca czas kontroli, ale zwiększa zakres analityki
Intensywność działań ZUS nie oznacza wydłużania wizyt kontrolerów. Przeciętna inspekcja trwa w tej chwili około siedmiu dni kalendarzowych. Krótsze kontrole odnotowano jedynie w 2020 roku, kiedy pandemia wymusiła ograniczenia, skracając procedury do pięciu dni.
Skrócenie czasu nie wynika z mniejszej liczby wykonywanych czynności, ale z lepszego przygotowania inspektorów. Dzięki analizie danych jeszcze przed wejściem do firmy wiedzą, które obszary wymagają szczegółowej weryfikacji.
Inspektorzy ZUS korzystają z internetu i mediów społecznościowych
Nowym elementem w działaniach nadzoru jest wykorzystanie danych spoza tradycyjnych rejestrów. Inspektorzy analizują m.in. portale z ofertami pracy oraz media społecznościowe, aby sprawdzać zgodność deklarowanych informacji z realnymi praktykami zatrudniania i wynagradzania.
Jak podkreśla Anna Szczepska, senior menedżer w departamencie outsourcingu Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Obszary, w których najczęściej wykrywane są nieprawidłowości
Kontrole pokazują powtarzalny zestaw problemów. Najczęściej dotyczą one:
- nieprawidłowego stosowania umów cywilnoprawnych,
- rozliczania podróży służbowych,
- oddelegowań zagranicznych,
- świadczeń pozapłacowych i ich oskładkowania,
- zgłoszeń i wyrejestrowań pracowników,
- rozliczeń dotyczących współpracy z osobami fizycznymi.
To właśnie w tych segmentach inspektorzy znajdują najwięcej błędów i nakładają obowiązek korekt.
Głos ekspertów: kontrole jako realne ryzyko operacyjne
Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer w Grand Thornton, podkreśla: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, ale jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Konsekwencje dla przedsiębiorców – dlaczego przygotowanie staje się koniecznością
Rosnąca intensywność i skuteczność kontroli oznacza konieczność budowania solidnych procedur kadrowo-płacowych. Firmy, które zaniedbają regularne audyty wewnętrzne, mogą narazić się na wysokie koszty oraz utratę wiarygodności w oczach pracowników i współpracowników.
