Szkolenia wewnętrzne w aptece i ich dokumentowanie

Odpowiednio przeszkolony personel jest kluczowym elementem prawidłowo funkcjonującej apteki. Szkolenia wewnętrzne pozwalają na utrzymanie wysokiego standardu świadczonych usług, zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz rozwój kompetencji pracowników. Jak organizować takie szkolenia i prawidłowo je dokumentować?

Szkolenia wewnętrzne w aptece – kto powinien za nie odpowiadać?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa farmaceutycznego oraz standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP), to kierownik apteki ponosi główną odpowiedzialność za proces szkolenia pracowników. Do jego obowiązków w tym zakresie należy:

• Nadzorowanie przestrzegania procedur szkoleniowych
• Zapewnienie, iż każdy pracownik otrzyma odpowiednie szkolenie przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków
• Zatwierdzanie pisemnego programu szkoleń
• Prowadzenie i aktualizacja indywidualnych kart szkoleń.

Kierownik apteki może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji szkoleń, jednak ostateczna odpowiedzialność spoczywa na nim. Istotnym elementem procesu szkoleniowego jest opracowanie rocznego planu szkoleń, który powinien zostać przygotowany i zatwierdzony przez kierownika apteki nie później niż do końca roku kalendarzowego – na rok następny. Plan ten uwzględnia bieżące potrzeby pracowników, planowane lub wprowadzone zmiany przepisów oraz wnioski wynikające z analizy zgłaszanych skarg i zastrzeżeń – np. ze strony pacjentów.

Rodzaje i zakres szkoleń wewnętrznych w aptece

W aptece można wyróżnić kilka rodzajów szkoleń wewnętrznych. Szkolenia wstępne to szkolenia, które pracownik musi odbyć przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków. Zakres takiego szkolenia obejmuje m.in.:

• Wymogi prawne związane z przechowywaniem i obrotem produktami leczniczymi oraz wyrobami medycznymi
• Procedury i instrukcje obowiązujące w aptece
• Identyfikację produktów oraz metody unikania dopuszczenia do sprzedaży sfałszowanych produktów leczniczych i wyrobów medycznych
• Obsługę systemów komputerowych używanych w aptece.

Kierownik apteki ma obowiązek ocenić i udokumentować skuteczność szkolenia wstępnego. Może to zrobić dzięki testu z określonymi zasadami punktowania lub poprzez przeprowadzenie rozmowy weryfikacyjnej. Z kolei szkolenia okresowe realizowane są według rocznego planu szkoleń. Podczas planowania szkoleń okresowych kierownik apteki powinien uwzględnić bieżące potrzeby pracowników oraz zaplanowane lub już wprowadzone zmiany w przepisach. Podobnie jak w przypadku szkoleń wstępnych przeprowadzone szkolenia okresowe powinny być ocenione i udokumentowane.

Występują też szkolenia samodzielne. Ten rodzaj szkoleń może dotyczyć krótkich instrukcji czy też zmian w procedurach. Kierownik apteki informuje pracownika o konieczności i terminie wykonania samokształcenia, przekazuje niezbędne materiały oraz formularz szkoleniowy, który pracownik wypełnia i zwraca po zakończeniu szkolenia.

Dokumentacja szkoleń i ich archiwizacja

Prawidłowe dokumentowanie szkoleń jest kluczowym elementem zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi oraz potwierdzeniem, iż pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę i umiejętności. Podstawowymi dokumentami w procesie szkoleniowym są:

• Plan szkoleń na rok – zawierający planowaną datę szkolenia, zakres szkolenia, stanowiska dla których planowane jest szkolenie, osobę lub firmę szkolącą oraz datę realizacji szkolenia. Plan musi być zatwierdzony przez kierownika apteki.
• Zapis szkolenia – dokument sporządzany po każdym szkoleniu, zawierający m.in. datę szkolenia, zakres szkolenia, listę przeszkolonych pracowników (imię, nazwisko, stanowisko i podpis), ocenę szkolenia, formę jego weryfikacji (test lub rozmowa) oraz podpis osoby szkolącej.
• Karta Szkolenia Pracownika – indywidualny dokument dla wszystkich pracownika, w którym odnotowywane są wszystkie szkolenia, w których uczestniczył. Karta zawiera imię i nazwisko pracownika, stanowisko oraz wykaz szkoleń (z datą, tematem szkolenia oraz jego oceną i certyfikatem).

Karta szkoleniowa jest przechowywana przez kierownika apteki w wersji elektronicznej, z możliwością wydruku. Wszystkie szkolenia muszą być adekwatnie udokumentowane zgodnie z wzorami dokumentów określonymi w załącznikach do standardowej procedury operacyjnej (SOP). Kierownik apteki dokonuje oceny i dokumentuje skuteczność każdego szkolenia. Może to robić poprzez przeprowadzenie testu z określonymi zasadami punktowania lub rozmowę weryfikacyjną.

Zgodnie z wymogami kierownik apteki zobowiązany jest przechowywać zapis każdego szkolenia przez okres 6 lat, ale nie mniej niż jeden rok po zakończeniu każdego stosunku pracy. Oznacza to, iż w przypadku pracownika, który odszedł z apteki, dokumenty szkoleniowe powinny być przechowywane przez co najmniej rok od daty zakończenia zatrudnienia, a jeżeli nie upłynęło jeszcze 6 lat od przeprowadzenia szkolenia, to aż do upływu tego terminu.

Prawidłowe archiwizowanie dokumentacji szkoleniowej ma najważniejsze znaczenie w przypadku kontroli apteki przez organy nadzorcze. Pozwala na udowodnienie, iż personel apteki posiada odpowiednie kwalifikacje i przeszkolenie, co wpływa na jakość świadczonych usług farmaceutycznych.

Autor: mgr farm. Mateusz Jabłoński