Wyobraź sobie, iż pracujesz w sprzedaży. Zauważasz, iż potencjalni klienci wciąż się z Tobą kontaktują po spotkaniach, zadając mniej więcej te same pytania. Często opóźnia to zamknięcie transakcji. Pewnego poranka zastanawiasz się, jak ulepszyć ten aspekt procesu. Po rozważeniu różnych rozwiązań tworzysz listę często zadawanych pytań (FAQ), którą udostępniasz potencjalnym klientom tuż przed wysłaniem im umowy. Pod koniec tego samego dnia idziesz na ważne spotkanie i odkrywasz, iż coraz trudniej ci się w pełni skoncentrować: twoja uwaga słabnie, umykają ci ważne szczegóły i trudniej niż zwykle jest ci znaleźć precyzyjną odpowiedź na pytanie. Krótko mówiąc, możesz odczuwać koszty poznawcze swojego proaktywnego zachowania.
Innymi słowy, zmuszanie się do pracy do granic możliwości może być wyczerpujące psychicznie. Więc dlaczego nie być proaktywnym lub nie zachęcać swojego zespołu do tego? Czy istnieją lepsze sposoby lub czasy na poprawę swojej pracy? Nasze badania wskazują, iż aby czerpać korzyści z proaktywnej pracy, najpierw musimy zrozumieć, jak wyczerpujące może być odejście od rutyny, i jakie działania mogą pomóc złagodzić negatywne skutki.
Znaczenie rutyny
Poprzednie badania wykazały, iż oprócz oczywistych korzyści w zakresie wydajności dla firm, inicjatywa własna może pomóc pracownikom znaleźć więcej sensu w swojej pracy i zwiększyć ich zaangażowanie i zdolność adaptacji . Zastanawialiśmy się jednak, czy inicjatywa własna wyczerpuje również rezerwy poznawcze pracowników, ponieważ wymaga od nich odejścia od codziennej rutyny.
Badania
W naszym pierwszym badaniu poprosiliśmy 163 uczestników we Francji (reprezentujących zróżnicowany przedział wiekowy, stanowisko i branżę) o wypełnienie kwestionariusza na koniec dnia pracy. Poprosiliśmy tych pracowników o ocenę w skali od jednego do pięciu, jak bardzo zgadzają się ze stwierdzeniami takimi jak „Dzisiaj opracowałem lepsze metody wykonywania moich podstawowych zadań”. Zapytaliśmy ich również, jak dobrze czują się wykonując rutynowe zadania w swojej pracy, co pomogło nam śledzić ich codzienne wyniki. Na koniec wypełnili test poznawczy, grę pamięciową, w której pokazano im abstrakcyjne kształty, a później poproszono o przypomnienie sobie, które z nich widzieli wcześniej. Zebraliśmy dane w ciągu trzech do pięciu dni roboczych i odkryliśmy istotny związek między proaktywnością a niskimi wynikami w testach sprawności poznawczej.
Wyniki tych badań uznaliśmy za zachęcające. Nie było jednak jasne, czy niższa sprawność poznawcza wynikała z proaktywnego zachowania w pracy, czy też uczestnicy zaczęli już dzień z niższą sprawnością poznawczą — na przykład z powodu braku snu. Mogło to mieć wpływ na wyniki testów pod koniec dnia niezależnie od proaktywności. Dlatego w naszym drugim badaniu testowaliśmy sprawność poznawczą 93 francuskich pracowników rano i wieczorem przez trzy do siedmiu dni roboczych. Dało nam to dokładny pomiar wyjściowy codziennej sprawności poznawczej. Zadaliśmy również pytania dotyczące obciążenia pracą, konfliktów ze współpracownikami i wykonywania wielu zadań jednocześnie, aby wykluczyć inne czynniki, które mogłyby wyjaśnić nasze wyniki. choćby po uwzględnieniu tych czynników odkryliśmy, iż proaktywność wiązała się z gorszą sprawnością poznawczą pod koniec dnia.
W eksperymentach uzupełniających z udziałem 637 pracowników w Wielkiej Brytanii poprosiliśmy respondentów o opisanie zarówno rutynowego zadania, jak i zadania, które ich zdaniem można by ulepszyć, a także o to, jak by je ulepszyli. Następnie ocenili wysiłek umysłowy, jakiego wymagało każde zadanie, i jak bardzo odbiegało ono od ich zwykłej rutyny. Te wyniki potwierdziły naszą hipotezę: proaktywne przerwy od ustalonych rutyn wymagają większego wysiłku umysłowego w porównaniu z prostym wykonywaniem rutynowego zadania.
Czy nie powinieneś działać proaktywnie?
Nasze badania wykazały, iż proaktywność wiąże się ze zmęczeniem psychicznym, które może utrudniać wykonywanie złożonych zadań w późniejszym czasie. Jednak proaktywność pozostaje ważna, aby ludzie czuli się związani ze swoją pracą, a firmy mogły zdobywać cenną wiedzę i nowe możliwości. Mając to na uwadze, oferujemy następujące sugestie, które pomogą Ci ulepszyć zadania w pracy, chroniąc jednocześnie siebie i swój zespół przed zmęczeniem psychicznym lub podejmowaniem złych decyzji.
1. Rób przerwy
Badania poza naszym badaniem sugerują, iż regularne przerwy mogą zmniejszyć zmęczenie psychiczne. Robienie regularnych przerw w dni aktywności (lub zachęcanie pracowników do takich przerw) może pomóc Ci poczuć się odświeżonym psychicznie. Dając sobie przestrzeń do oddychania — dosłownie — możesz uwolnić zasoby psychiczne.
Jeśli to możliwe, zwiększ elastyczność swojego harmonogramu, aby przeciwdziałać zmęczeniu psychicznemu poprzez usprawnienie zadań. Nadaj priorytet ważniejszym zadaniom na początku dnia lub przełóż rutynowe czynności na inne dni, aby lepiej skupić się na usprawnieniach procesów.
W miarę możliwości menedżerowie powinni również pozwalać swoim pracownikom na większą elastyczność w planowaniu godzin pracy – na przykład oferując alternatywne formy pracy, takie jak elastyczny czas pracy lub praca zdalna – aby zrekompensować część stresu związanego z proaktywnym podejściem.
Liderzy powinni pielęgnować kulturę, w której błędy są akceptowane jako część procesu uczenia się. Jednocześnie należy wprowadzić sieć bezpieczeństwa, aby chronić pracowników przed konsekwencjami uczciwych błędów popełnionych podczas eksperymentów. Mniejsza presja sprawia, iż pracownicy czują się bardziej zrelaksowani – i mogą wykorzystać uwolnioną energię psychiczną specjalnie na ulepszenia.
Niektóre zastrzeżenia
Nasze badanie dotyczyło krótkoterminowych efektów proaktywności. przez cały czas jednak badamy, jak mogłoby wyglądać długoterminowe badanie wydajności poznawczej po proaktywności.
Podczas gdy proaktywne zachowanie jest powszechnie uważane za niezbędne w dzisiejszych złożonych środowiskach pracy — i to z dobrego powodu — ważne jest, aby rozważyć jego mniej oczywiste wady. Zarówno osoby, jak i organizacje muszą zdać sobie sprawę, iż proaktywność — przynajmniej w krótkim okresie — może wiązać się z zakłóceniami poznawczymi, które mogą negatywnie wpłynąć na wydajność pod koniec dnia pracy. Proste zmiany, takie jak przerwy, elastyczne harmonogramy i jaśniejsze ustalanie priorytetów zadań, mogą pomóc zmniejszyć obciążenie psychiczne proaktywności, podczas gdy organizacje przez cały czas będą czerpać z niej korzyści.
